As reuniões de análise crítica podem ser consideradas um acompanhamento do planejamento estratégico das instituições, ou seja, um monitoramento dos resultados obtidos.
O objetivo é não apenas acompanhar as ações que foram implementadas, mas também avaliar quais as modificações necessárias para a melhoria contínua da instituição. A reunião de análise crítica é feita pelos membros da alta direção da instituição.
Por norma, a reunião de análise crítica deve ser realizada ao menos uma vez ao ano – mas isso não é um fator limitante, ou seja, as reuniões podem ser realizadas sempre que os gestores das instituições julgarem necessário.
É aí que, em muitos gestores, surge o receio de que, por supostamente ser uma reunião anual, o encontro tome muito tempo e não consiga abarcar todos os assuntos que precisam ser tratados. Em um cenário como este, a reunião pode até ser realizada, mas dificilmente ela terá sido eficiente.
O papel da gestão da qualidade na reunião de análise crítica
A reunião de análise crítica deve ser rápida e ter o objetivo de apresentar resultados. Não é necessário apresentar o planejamento estratégico da instituição, os planos de ações ou outras metas.
Essas ações podem ser apresentadas em micro reuniões ao longo do ano, nas quais são abordados os indicadores de qualidade utilizados pela instituição, como ela está caminhando em relação aos objetivos estabelecidos, como está a qualidade, etc.
Os relatórios como aliados
Pensando na eficiência e na eficácia das reuniões, que devem ser o mais objetivas possível, os relatórios entram como grandes aliados dos gestores e de toda a equipe.
É através dos relatórios que se possuem os dados para as apresentações. Quando for fazer uma reunião, atente-se à elaboração dos relatórios, e convoque toda a equipe para ajudar. Lembre-se de que não há ninguém melhor que os próprios colaboradores para ajudar na compreensão dos dados obtidos e para dar inputs valiosos sobre o que levou a instituição até eles.
A partir do momento em que os relatórios estão prontos, já é possível marcar a reunião de análise crítica.
Concentre-se em onde você quer chegar e qual é o ponto principal da reunião. Controle o tempo e não permita que conversas paralelas distraiam os colaboradores, e certifique-se de que a participação deles está sendo proveitosa.
Como o Quaent pode te ajudar
O Quaent possui relatórios que facilitam muito os gestores na hora de planejar uma reunião de análise crítica. Desta forma, não apenas a rotina da instituição é otimizada, mas a reunião também tem uma chance muito maior de ser eficiente, eficaz e produtiva.
O Quaent surgiu para facilitar a gestão da qualidade em todas as suas frentes. O sistema possui diversos módulos, como controle interno da qualidade, gestão de documentos, não-conformidades, gestão de pesquisa, satisfação do cliente (NPS), pesquisa de clima organizacional, gestão de risco, gestão de treinamentos e reuniões, gestão de auditoria, gestão de equipamentos analíticos e avaliação de fornecedores, com benchmarking comparando seus indicadores com o mercado. Clique aqui para testar o sistema gratuitamente.
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