Para que uma instituição de saúde consiga gerir a qualidade de maneira eficiente e produza resultados concretos a partir dessa gestão, é necessário lançar mão de processos internos padronizados e bem estruturados, uma vez que a qualidade depende também do planejamento.
Já fizemos um post completo com as sete ferramentas fundamentais da qualidade, amplamente conhecidas e utilizadas para conduzir os gestores e os colaboradores no tocante à organização da equipe. No post de hoje, abordaremos uma outra ferramenta de gestão valiosa para o setor da qualidade, a análise SWOT.
O que é a análise SWOT?
O termo SWOT refere-se à abreviação das seguintes palavras em inglês: strenghts (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Por isso, a análise SWOT é conhecida também por matriz FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) – as forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno e as oportunidades e ameaças ao ambiente externo.
A análise SWOT é relativamente simples de se fazer, uma vez que identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças é uma tarefa bastante objetiva. Na verdade, os benefícios e o sucesso dessa ferramenta dependem de como ela será aplicada e conduzida – caso haja apenas a identificação dos pontos relevantes, servirá apenas para fins de organização.
Há alguns pontos válidos nos quais é necessário focar se o objetivo da análise SWOT é gerar valor e vantagem competitiva à instituição. Abaixo, listamos os principais. Confira!
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Foco
O foco é fundamental para uma análise SWOT bem sucedida, uma vez que, ao identificar os pontos relevantes da análise, há uma tendência à generalização. A análise SWOT não pode ser vaga e deve ser feita com o objetivo de responder a perguntas pré-estabelecidas. O foco deve ser, portanto, obter essas respostas para então traçar um plano de ação que vise a melhoria contínua do desempenho da instituição.
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Benchmarking
Na semana passada, fizemos um post completo sobre a importância do benchmarking para instituições de saúde. Ele é importante também para a análise SWOT, uma vez que a avaliação comparativa com os concorrentes ajudam a manter o foco na análise e a entender melhor o que pode ser extraído dela.
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Compartilhamento de informações
É fundamental que as informações colhidas para a realização da análise SWOT sejam compartilhadas com todos os colaboradores da empresa. Além de estimular o entrosamento entre todos os membros da equipe, compartilhar informações é importante para criar um canal de comunicação aberto e para que todos possam oferecer sua visão sobre o panorama analisado.
Para a qualidade da empresa, isso é muito valioso, uma vez que pessoas diferentes podem apresentar soluções diferentes para o mesmo problema, o que aumenta as possibilidades de ação da instituição.
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Busca pelas causas
Ao realizar a análise SWOT, pode ser que haja uma tendência natural a procurar características dos pontos relevantes. As perguntas feitas normalmente são no sentido de definir as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças quando, na verdade, deveriam ter o intuito de encontrar as causas desses fatores.
É essencial tentar compreender a origem das coisas, ou seja, por que elas são como são. Pode ser que a resposta esteja nos recursos da instituição, no caso das forças e fraquezas, ou no modus operandi dos concorrentes, no caso das oportunidades e ameaças, mas, de qualquer forma, é necessário compreender a causa dos pontos levantados.
Entendendo forças, fraquezas, oportunidades e ameaças
Para entender como colocar a análise SWOT em prática, o domínio sobre os fatores que a envolvem é fundamental. Abaixo, listamos as perguntas que devem ser feitas durante o processo de identificação de cada um dos quadrantes da análise:
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Forças
As forças, como o próprio nome sugere, são os pontos fortes da instituição, as vantagens internas em relação à concorrência. Pergunte-se: quais são nossas melhores atividades e processos internos e por quê? Qual a nossa maior vantagem competitiva e por que nos destacamos nesse quesito? Quais são nossos melhores recursos?
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Fraquezas
As fraquezas são o oposto das forças. São as desvantagens internas e os pontos nos quais a empresa perde em relação à concorrência. Pergunte-se: nossa equipe está devidamente capacitada? Nossas matérias-primas são qualificadas? Nossos processos estão padronizados e são confiáveis? Conhecemos nossa concorrência? No que perdemos para ela?
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Oportunidades
Diferente das forças, as oportunidades são os fatores externos que exercem influência positiva sobre a empresa, que têm potencial de fazê-la se destacar diante da concorrência. Pergunte-se: há alguma redução de impostos que possa nos beneficiar? Alguma iniciativa, pública ou privada, que representa uma oportunidade para nós?
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Ameaças
As ameaças são os fatores externos que podem comprometer as vantagens competitivas da empresa, ou seja, o oposto das oportunidades. Pergunte-se: alguma variação cambial pode inviabilizar a importação de matérias-primas? Algum grande concorrente está chegando à cidade? Há novas políticas, normativas ou leis que comprometam nosso modus operandi atual?
Mais uma vez, vale reforçar que as forças e fraquezas são fatores internos e gerenciáveis, enquanto as oportunidades e ameaças são fatores externos que não podem ser diretamente manipulados.
A análise SWOT é mais uma ferramenta que, quando aplicada corretamente e de forma assertiva, pode ser extremamente útil à qualidade das instituições de saúde. Se você gostou deste post, não deixe de acompanhar nossos conteúdos no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube. Esperamos você!