O becnhmarking é uma ferramenta importante para a gestão da qualidade nas instituições de saúde, uma vez que consiste em avaliar uma empresa em relação à concorrência.
O processo de benchmarking se dá através da observação de outras iniciativas do mesmo setor a fim de identificar práticas e modelos que têm obtido resultados positivos e averiguar se é possível adaptá-los e moldá-los de acordo com a realidade da empresa.
Pode-se definir o benchmarking como uma estratégia de gestão aplicada cujo objetivo final é melhorar o desempenho, a performance e os resultados de uma instituição.
Benchmarking na saúde
A avaliação comparativa é um método que pode ser aplicado em empresas de todos os setores, sempre respeitando as particularidades de cada um. Cada setor tem suas estratégias específicas definidas, bem como índices de desempenho, métricas, etc.
Em instituições de saúde, ainda que instituições com atuações diferentes sigam parâmetros diferentes (a exemplo de laboratórios, clínicas e hospitais), há alguns índices comuns que podem ser avaliados num processo de benchmarking:
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- tempo de espera dos clientes;
- tempo de permanência no laboratório, clínica ou hospital;
- percentual de glosas médicas;
- custo de procedimentos;
- composição percentual de custos por grupo (materiais, pessoal, medicamentos, etc.);
- churn rate (índice de cancelamento de clientes);
- rotatividade de pessoal (turnover).
Há outros índices que podem ser avaliados de acordo com a natureza da instituição: nos laboratórios, a quantidade de exames realizados por dia ou a quantidade de resultados enviados, por exemplo; nos hospitais, a taxa de ocupação de leitos, o consumo de água e energia por paciente/dia ou a taxa de pacientes residentes, entre outros; nas clínicas, a quantidade de consultas realizadas por dia, etc.
Vale ressaltar que os índices e indicadores são inúmeros, e uma parte importante do processo de benchmarking é escolher quais deles serão avaliados. Tudo isso faz parte de um planejamento estratégico, que deve ser traçado de acordo com a realidade da instituição.
Aqui, a padronização dos processos e das informações também tem grande valor. Como o benchmarking é uma análise comparativa, ter todas as informações em um só local e organizá-las de forma eficiente é fundamental para que o benchmarking seja bem-sucedido.
Como colocar o benchmarking em prática
Há alguns passos importantes que devem ser seguidos para que o benchmarking produza resultados concretos.
Como todo processo, o benchmarking possui algumas etapas que orientam sua aplicação, a começar pela definição dos objetivos. Por que sua empresa está apostando no benchmarking? Quais respostas você quer obter? Aqui, também é importante especificar áreas de concentração que devem ser avaliadas.
Depois, é necessário programar como os dados serão levantados e instituir critérios e métodos de obtenção das informações. Aí então é que se faz a análise comparativa entre os dados dos concorrentes e o da empresa – mensurar os resultados é importante em qualquer atividade estratégica, e o benchmarking certamente se encaixa nesta definição.
Vale destacar que o processo de benchmarking não necessariamente deve ser realizado uma única vez. A continuidade das análises é fundamental para avaliar se as ações tomadas pela empresa depois da primeira análise comparativa estão trazendo resultados concretos à empresa ou se é necessário readequar o plano de ações desenvolvido.
Também é válido ressaltar a relevância do benchmarking interno, uma vez que todas as empresas possuem práticas, processos e ideias que podem ser compartilhadas e aprimoradas. Os departamentos devem ser avaliados separadamente para que a identificação dos pontos de atenção seja feita de maneira eficaz e para que se possa comparar como os departamentos tomam decisões, aplicam metodologias, padronizam os processos, etc.
Como a tecnologia pode ajudar no benchmarking
A tecnologia é uma grande aliada da gestão da qualidade e pode auxiliar também com o benchmarking.
O Quaent, sistema de gestão da qualidade para instituições de saúde, pode auxiliar os gestores com o benchmarking de diversas formas. Em primeiro lugar, o sistema centraliza todas as informações em um só local, o que permite que os gestores consigam acessá-las facilmente – para a análise comparativa, isso é fundamental.
O Quaent também possui um módulo dedicado às não conformidades que conta com dashboard instantâneo de indicadores, o que é uma vantagem quando falamos em benchmarking. Além disso, o sistema possui rastreabilidade total das informações, o que significa que elas podem ser rastreadas e usadas na análise comparativa.
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