Gerir a qualidade é importante para empresas de todo e qualquer setor. Quem busca excelência e destaque em um mercado competitivo, seja ele qual for, sai à frente quando lança mão de uma gestão que preza pela qualidade e pela conformidade entre o que se espera e o que se oferece. As não-conformidades podem atrapalhar imensamente este processo.
No caso das instituições de saúde, a gestão da qualidade pode ser útil em diversos aspectos: apontar não-conformidades e pontos a melhorar, evitar gargalos prejudiciais à rotina da empresa e, principalmente, controlar, coordenar e adequar as atividades executadas às normas exigidas pelas entidades fiscalizadoras.
Na prática, laboratórios, clínicas e hospitais que oferecem serviços que não condizem com o que prometem e, além disso, não seguem os padrões estabelecidos, perdem em credibilidade com pacientes e diante da concorrência.
Neste post, falaremos sobre as principais não-conformidades nos laboratórios. Afinal, quais são elas? Em outras palavras, quais são os deslizes mais cometidos pelas gestões dos laboratórios que causam impactos nos pacientes?
RECEPÇÃO/ATENDIMENTO INADEQUADOS
É na recepção que acontece um dos erros mais comuns: o cadastramento incorreto ou incompleto de pacientes e/ou pedidos.
Seja por desatenção, dificuldade para transcrever as solicitações dos médicos ou pela falta de processos estabelecidos para a recepção, erros nesta primeira fase costumam causar transtornos aos pacientes.
O cadastramento de informações é o primeiro passo para que todo o processo se dê de maneira correta. Os colaboradores devem estar treinados e informados em relação à importância de verificar se as informações cadastradas procedem, sejam relativas aos pacientes ou aos códigos de exames, por exemplo.
INFORMAÇÕES INADEQUADAS SOBRE PREPAROS PARA COLETAS E/OU COLETAS IMPRÓPRIAS
Seja no momento de orientar os pacientes em relação aos devidos preparos, seja no preenchimento incorreto do tubo, a área de coletas é a mais afetada por não-conformidades laboratoriais.
Além de ser fundamental capacitar os colaboradores para que a atenção seja sempre redobrada, um sistema de gestão automatizada pode evitar grande parte dos erros cometidos pela ação humana, como na identificação de pacientes e tubos.
O índice de recoleta, consequentemente, é diminuído, assim como os prejuízos causados pelo retrabalho.
ARMAZENAMENTO INCORRETO DE AMOSTRAS
Armazenar corretamente as amostras é fundamental para evitar resultados errados e perda de materiais.
A resolução RDC 302/2005 da Anvisa prevê, no parágrafo 6.1.10, que o transporte de amostras deve ser feito em recipiente isotérmico para garantir a estabilidade desde a coleta até a realização do exame. O intuito é preservar as boas condições do material biológico para a análise.
ANÁLISE INCORRETA DE AMOSTRAS
Na fase analítica, a segunda etapa dos exames laboratoriais, dedicada à análise dos materiais coletados, é necessário que os profissionais estejam atentos e dominem todos os processos referentes à análise.
Aqui, é preciso verificar reagentes e amostras, instrumentos e etiquetas, a fim de evitar quaisquer gargalos ou processos que não estejam em conformidade com o Controle Interno de Qualidade.
ERROS NA INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS
Tão importante quanto a exatidão no momento da coleta e da análise das amostras, a interpretação dos resultados deve ser feita de maneira mais eficiente e assertiva possível.
Um laudo orienta cerca de 70% das decisões médicas – este índice prova o quanto é fundamental que o laudo contenha informações corretas. Os técnicos de laboratórios precisam estar atentos para fazer a análise da melhor forma possível para que os médicos possam diagnosticar pacientes corretamente e orientá-los em relação aos tratamentos e medicações.
CONTROLE DE ESTOQUE E FATURAMENTO
Gerir a quantidade de materiais, reagentes, tubos, produtos químicos, entre outros, é uma parte essencial para manter a qualidade das empresas. Controlar a quantidade de produtos pode minimizar a quantidade de materiais expirados e prevenir a falta de de estoque.
Controlar o faturamento e o fechamento diário do caixa interfere diretamente no funcionamento dos laboratórios. É importante ter um colaborador responsável que domine esses procedimentos.
Em ambos os casos – estoque e faturamento -, novamente vale ressaltar a pertinência de um sistema de gestão que automatize processos e faça contas e automaticamente, além de dar baixa em produtos e contabilizar materiais.
As não-conformidades são muitas vezes um entrave para quem quer ser acreditado, por exemplo. Elas representam impasses à gestão da qualidade.
O Quaent, sistema de gestão da qualidade para a saúde, tem um módulo que trata apenas das não-conformidades. Ele possibilita abertura de ocorrências por todos os usuários e a classificação das ocorrências por tipo determinado, além de possuir notificação automática dos envolvidos, vínculo de ação corretica, plano de ação com as NC’s e total controle das ações em todas as etapas. O módulo também conta com dashboard instantâneo de indicadores, possui vínculo da NC com o módulo de Gestão de risco e rastreabilidade total das informações.
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