Instituições de saúde, sejam clínicas, hospitais ou laboratórios, geram um volume alto de documentos, tanto internos (relativos a contas, departamento de recursos humanos, processos, etc.) quanto aqueles referentes aos clientes, físicos ou em formato digital.
O processo de gestão de documentos consiste em um conjunto de tarefas e procedimentos cujo objetivo é obter eficácia e economia na produção, no uso e na manutenção deles. Em linhas gerais, a gestão de documentos visa facilitar o acesso às informações, de modo a otimizar o fluxo de trabalho da instituição.
Pode-se dizer que a gestão de documentos tem alguns objetivos definidos:
- Facilitar a produção, administração, controle e manuseio dos documentos, bem como a elaboração, arquivamento e gerenciamento dos mesmos, visando a economia sustentável e a otimização do tempo.
- Viabilizar o acesso e a recuperação de informações contidas nos documentos.
- Preservar a memória institucional das instituições, ou seja, sua história e arquivos importantes.
Quando falamos em gestão da qualidade, há critérios para orientar uma gestão de documentos eficaz. São eles: compilação (por projeto, cliente, produto, data, etc.), indexação (como buscar?), condições de acesso (quem pode e como acessar os documentos), arquivo (físico ou digital), armazenamento e manutenção (estabelecimento de condições seguras para armazenar e manter os documentos, sobretudo arquivo morto), tempo de retenção e inutilização.
A qualidade também prevê que se defina uma estrutura que guiará a gestão de documentos. Ela deve ser lógica e coerente, uma vez que o intuito é garantir que os documentos poderão ser enquadrados em alguma das classificações destacadas na estrutura, que pode ter formato de pirâmide ou de árvore, diagrama, etc.
Vale destacar que a gestão de documentos deve atender aos preceitos da ISO 9001:2015, uma norma criada para servir de como internacional de garantia da qualidade de produtos e serviços.
O requisito 7.5.3.2 da ISO 9001:2015 refere-se ao controle da informação documentada. Segundo ele, “a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso; b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade; c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição”.
Tecnologia a favor da gestão de documentos
Todos esses procedimentos, normas e requisitos relativos à gestão de documentos podem ser complicados de gerir se os processos da sua instituição de saúde ainda são feitos de forma manual. A tecnologia certamente é uma importante aliada da qualidade, e, através dela, é possível automatizar os processos, o que traz diversos benefícios às empresas e aos gestores.
Quando automatizamos processos, temos mais tempo para nos dedicar a outras tarefas – e a qualidade é consequência deste processo.
A gestão de documentos, por exemplo, é uma tarefa que, quando feita de forma manual, através de planilhas ou mesmo em papel, costuma exigir tempo e esforço dos colaboradores responsáveis. Com um sistema de gestão da qualidade, esses processos são feitos de forma automática, o que, além de garantir a qualidade dos próprios processos, gera economia de tempo e recursos.
O Quaent tem um módulo dedicado exclusivamente à gestão dos documentos, que possibilita o controle total do processo de elaboração, revisão, edição e aprovação dos documentos, além dos históricos de cada fase dos documentos e de permissões e visualizações. O módulo também permite a emissão automática da lista mestra de forma fácil e atualizada e oferece o histórico de leitura dos documentos e um dashboard dinâmico.
Entre processos manuais e demorados e automatização, eficácia e otimização do tempo, todos os gestores concordam que a segunda opção é muito melhor, não é? E esta é apenas uma das soluções que o Quaent oferece! Para conhecer todas as nossas soluções, você pode testar o Quaent gratuitamente clicando aqui, além de entrar em contato conosco pelo e-mail comercial@quaent.com.br para mais informações.
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