O ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, é uma ferramenta de gestão que, como tal, prioriza e objetiva a melhoria contínua através da otimização e da padronização dos processos.
O ciclo é baseado em quatro ações – planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act) –, e recebe esse nome porque funciona mesmo como um circuito, ou seja, as ações são aplicadas nesta exata ordem e, caso os resultados esperados não sejam atingidos, seja por falhas no planejamento ou na execução do que foi previsto, é preciso rever as atitudes e retomar o ciclo também na mesma ordem.
A ferramenta pode ser aplicada em diversos projetos, o que também a torna cíclica. O importante é que o eixo não se perca: planejar, fazer, checar e agir.
Etapas do ciclo
- Planejar: a primeira etapa é, naturalmente, o planejamento. Aqui são estabelecidos os objetivos e metas do ciclo, os problemas a serem resolvidos e os resultados esperados. É no planejamento que são definidos a metodologia de trabalho utilizada para atingir os fins pretendidos e os indicadores que avaliarão o desempenho do ciclo. Planejar, como o próprio termo sugere, significa traçar e desenvolver um plano de ação – é exatamente o que se faz nessa primeira fase.
- Fazer: depois de identificar os problemas a resolver, como eles serão resolvidos e quais os resultados esperados, é hora de partir para a prática. No momento em que o plano de ação é colocado em prática, é fundamental tomar os cuidados necessários para que tudo saia de acordo com o planejado – para isso, educar e instruir os colaboradores da sua empresa é fundamental. Se em algum momento algo fugir do planejamento inicial, é necessário retornar à etapa anterior e revê-la.
- Checar: a fase de checagem prevê o monitoramento dos resultados de cada uma das atividades elencadas no plano de ação. O ideal é que ela comece ao mesmo tempo que a fase anterior, uma vez que, quanto mais cedo os resultados forem avaliados, melhor. Este é o momento de traçar um comparativo entre o que foi previsto e o que foi alcançado para avaliar se modificações são necessárias. Metodologias de checagem e indicadores de desempenho são de grande valia neste processo.
- Agir: depois de traçar um plano de ação, executá-lo e avaliar sua performance, a fase agora é de ação. Caso os objetivos e metas tenham sido atingidos, o plano de ação se torna padrão; se houve alguma falha no meio do caminho, é necessário identificá-la, entender o que aconteceu e corrigi-la.
Ciclo PDCA e qualidade
O ciclo PDCA parte da premissa da melhoria contínua. Isso significa que não há um prazo ou um fim na execução – pelo contrário, o ciclo se retroalimenta constantemente.
A ideia é que ele se repita para solucionar diferentes problemas. A cada vez que o ciclo se repete, ele tende a ser mais desafiador, uma vez que os planos e as metas costumam ser mais ousados. Novamente, é importante reforçar a necessidade de ter uma equipe alinhada à frente do planejamento e das ações.
Em relação à qualidade, o ciclo PDCA é valioso: além de evitar erros nas análises, ele padroniza processos e, consequentemente, informações importantes para o controle da qualidade. Além disso, ele ajuda a aumentar a produtividade da equipe, que passa a seguir um plano de ação definido e através de processos eficazes. É possível, inclusive, que a alta produtividade e eficiência traga consigo uma redução dos custos operacionais da empresa.
Tudo isso afeta diretamente na qualidade da empresa. As metodologias e ferramentas de gestão, como o ciclo PDCA, são fundamentais para que as instituições de saúde atinjam e mantenham altos padrões da qualidade.
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